این راهنما برای کاربرانی مناسب است که قصد دارند تنظیماتی اعمال نمایند که یک اکانت ایمیل را بتوان از مکانهای مختلف یا توسط افراد متفاوت مدیریت کرد.
باید توجه داشت که این تنظیمات می بایست بر روی Outlook تمامی سیستم های دریافت کننده ایمیل انجام پذیرد.
ابتدا از منوی "Tools" گزینه "Account Settings" را انتخاب نمائید.
بر روی دکمه "New" به منظور ساخت یک اکانت جدید کلیک نمائید.
گزینه ی "Microsoft Exchange, ...." را انتخاب و بر روی "Next" کلیک نمائید
گزینه ی Internet E-mail"" را انتخاب و بر روی "Next" کلیک نمائید.
در قسمت "Your Name"، نام شخص، بخش و یا شرکت صاحب اکانت ایمیل را به صورت کامل وارد نمائید.
در قسمت "Email Address"، آدرس ايميلی که قصد تنظیم آن را دارید، به صورت کامل وارد نمائيد.
در قسمت "Account Type"، از منوی موجود گزينه POP3 را انتخاب نمائيد.
در قسمت "Incoming mail server" ، آدرس سرور دریافت کننده ایمیل را وارد کنید.
فرمت صحيح آدرس ميل سرور به صورت mail.yourdomain مي باشد.
جهت بدست آوردن آدرس IP مربوط به سرور ایمیل سایت خود پس از اجرای محیط Command Prompt ویندوز از طریق مسیر Start >> All Programs >> Accessories >> cmd فرمان ذیل را اجرا نمایید.
Ping mail.yourdomain.com
به جای عبارت yourdomain.com می بایست نام دامنه خود را وارد نمایید.
در قسمت "Outgoing mail server" ، آدرس سرور ارسال کننده ایمیل را وارد نمائيد.
در صورتی که ارائه دهنده خدمات اینترنت (ISP) شما یکی از شرکتهای پارس آنلاین، شاتل و یا داتک باشد، جهت تعیین این آدرس می بایست با شرکت مربوطه تماس حاصل نمائید.
در قسمت "User Name"، آدرس ايميل را به صورت کامل وارد نمائيد.
در قسمت "Password"، کلمه عبور اکانت ايميل را وارد نمائيد.
یک نمونه مشخصات به شکل ذیل می باشد. بعد از وارد کردن آنها روی دکمه ی "More Settings" کلیک نمائید.
از برگه "Outgoing Server"، گزينه "...My outgoing server " را فعال نموده و مابقی تنظیمات را به صورت پیش فرض باقی گذارید.